W celu wystawienia faktury na firmę, konieczne jest zebranie odpowiednich danych, aby dokument był zgodny z obowiązującymi przepisami oraz zawierał niezbędne informacje dla obu stron transakcji. Poniżej przedstawiamy listę danych, które powinny znaleźć się na fakturze firmowej.
Dane firmy wystawiającej fakturę
Pierwszym krokiem jest uwzględnienie danych firmy, która wystawia fakturę. Są to informacje identyfikujące podmiot gospodarczy oraz umożliwiające kontakt:
- Nazwa firmy
- Adres siedziby
- Numer NIP (NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej)
- Numer REGON (jeśli dotyczy)
- Numer KRS (jeśli dotyczy)
- Dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail)
Dane kontrahenta
Kolejnym istotnym elementem faktury są dane kontrahenta, czyli osoby lub firmy, której wystawiamy dokument sprzedaży:
- Nazwa lub imię i nazwisko
- Adres (jeśli faktura ma być wysłana pocztą)
- Numer NIP (jeśli kontrahent jest podatnikiem VAT)
Szczegóły transakcji
Na fakturze muszą znaleźć się również szczegóły dotyczące samej transakcji, takie jak:
- Data wystawienia faktury
- Numer faktury (kolejny numer identyfikujący dokument)
- Opis sprzedanych towarów lub świadczonych usług
- Ilość towarów lub usług
- Cena jednostkowa
- Wartość netto
- Stawka podatku VAT
- Wartość VAT
- Wartość brutto
Warunki płatności
Na fakturze należy również uwzględnić warunki płatności, takie jak termin płatności oraz sposób dokonania przelewu:
- Termin płatności
- Informacje dotyczące sposobu płatności (np. numer konta bankowego)
Uwagi dodatkowe
Ponadto, w zależności od specyfiki transakcji, mogą być wymagane dodatkowe informacje na fakturze, takie jak:
- Numer zamówienia
- Informacje dodatkowe dotyczące towarów lub usług
Podsumowując, aby wystawić fakturę na firmę, należy posiadać kompletny zestaw danych obejmujący informacje o firmie wystawiającej fakturę, danych kontrahenta, szczegółach transakcji oraz warunkach płatności. Zapewnienie pełnej i poprawnej dokumentacji sprzedażowej jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania działalności gospodarczej.
Najczęściej zadawane pytania
Oto kilka najczęstszych pytań dotyczących danych do faktury na firmę:
- Jakie są konsekwencje nieuwzględnienia numeru NIP na fakturze?
- Czy można wystawić fakturę bez numeru REGON?
- Jakie są kroki w przypadku błędnie wystawionej faktury?
- Czy faktura może być wysłana drogą elektroniczną?
Dodatkowe pola na fakturze
Pomimo standardowych pól na fakturze, istnieją także opcjonalne pola, które mogą być dodane w zależności od potrzeb transakcji:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Numer konta bankowego | Potrzebne do dokonania przelewu |
| Informacje dodatkowe | Miejsce na wszelkie istotne informacje dotyczące transakcji |
Uwagi dotyczące dokumentów
Przy wystawianiu faktur na firmę warto pamiętać o konieczności zachowania dokumentacji sprzedażowej przez określony czas, zazwyczaj jest to okres kilku lat, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
